9.依頼機能

依頼機能では、全利用者とやり取りができます。やり取りの方法は、「通知」「依頼」「アンケート」「みんなで討論」の4つです。それぞれ、相手の状態(未読、既読など)が表示されます。また、それぞれの方法では、ファイルを1つだけ添付することが可能です。設定については、「管理編3.管理しよう」を参照してください。一度に複数の利用者に「通知」することができます。個別に相手の状態が表示されます。「通知」先で他の「通知」先を知ることはできません。

9.1.通知
(1) 依頼画面を表示
(2) 通知しよう
(3) 通知がきた
(4) 既読通知の参照
(5) 通知の流れ
9.2.依頼
(1) 依頼しよう
(2) 依頼で返答がきた
(3) 依頼で質問がきた
(4) 依頼がきた
(5) 依頼を取り止める場合
(6) 依頼の流れ
9.3.アンケート
(1) アンケートを送ろう
(2) アンケートがきた
(3) アンケートの集計結果
(4) アンケートの流れ
9.4.みんなで討論
(1) みんなで討論したい
(2) 討論の要請がきた
(3) 討論中の表示
(4) 討論中に参加者を追加しよう
(5) 討論中の表示討論を終了させよう
(6) みんなで討論の流れ
A.表 依頼機能の動作による実行状態表示とポップアップについて
注意
以下、方法は(「通知」「依頼」「アンケート」「みんなで討論」)、総称や機能については(依頼)と表記します。

9.1.「通知」

相手に対して、一方的に通達、指示を行います。

(1) 依頼画面を表示

@ メイン・メニューのをクリックします。

A 依頼画面が表示されます(図9-1-1-1)。

図9-1-1-1依頼画面

B 画面構成は以下の通りです(図9-1-1-2)。

図9-1-1-2依頼画面構成

(2) 「通知」しよう

@ 依頼画面を表示します。

A 画面右上のをクリックします。

B 「通知」作成画面が表示されました(図9-1-2-1)。

図9-1-2-1通知作成画面

C 入力、設定し、をクリックします(図9-1-2-2)。

図9-1-2-2依頼画面(入力設定例)
注意
  1. 「通知」内容は入力必須項目です。1行目が(一覧表示したときの)タイトルになります。
  2. ファイルは複数添付可能です。
ヒント
  1. 全員を宛先にする場合はを、全員解除する場合はをクリックすると便利です。
  2. プロジェクトのメンバー全員を一括で宛先にすることも可能です。のプルダウンからプロジェクト名を指定してください。

D 確認画面が表示されます(図9-1-2-3)。「通知」する場合は、をクリックします。

図9-1-2-3確認画面

E 依頼画面に、「通知」されたことが表示されたら、通知完了です(図9-1-2-4)。

図9-1-2-4依頼画面
ヒント
  1. 「通知」相手が未読の場合、実行状態は「未確認」と表示されます。
  2. 「通知」相手が既読の場合、実行状態は「完了」と表示されます。
注意
  1. 「通知」(「依頼」、「アンケート」、「みんなで討論」)は日付が新しいものから順に表示されます。

(3) 「通知」がきた

@ ホーム画面または、依頼画面に「通知」がきていることが表示されます(図9-1-3-1)。

図9-1-3-1ホーム画面

A 「通知」のタイトルをクリックします。

B 「通知」詳細画面が表示されます(図9-1-3-2)

図9-1-3-2「通知」詳細画面
ヒント
  1. 「通知」詳細画面から通知元に新規で「通知」作成、「依頼」作成ができます。または、をクリックしてください。

(4) 依頼画面の表示

依頼画面に表示させる「通知」「依頼」「アンケート」「みんなで討論」を選択できます。ここで、既読や完了した「通知」「依頼」「アンケート」「みんなで討論」を表示できます。

C 依頼画面を表示します。

D 参照したい項目を設定します。項目は以下の通りです(表9-1-4)。例では、「通知」を「鈴木花子」のみ全て表示する設定です(図9-1-4-1)。設定後、をクリックします。

表9-1-4依頼画面の表示
項目 説明
表示期間 全て 利用開始から当日まで全ての依頼が対象となります。
指定日 指定された期間の依頼が対象になります。
過去 当日から指定された日数以内の依頼が対象になります。
表示対象 作成日 表示期間で設定された日付を作成日に反映して検索を行います。
実行中 実行中の依頼が対象となります。この指定のとき表示期間の設定は無視します。
終了 終了している依頼が対象となります。
全て 全ての状態の依頼が検索対象となります。
表示依頼種別 通知 「通知」を表示します(システムからの通知は表示しません)。
(システムからの通知も表示) システムからの「通知」を表示します。
依頼 「依頼」を表示します。
アンケート 「アンケート」を表示します。
みんなで討論 「みんなで討論」を表示します。
表示依頼者 登録されている利用者 依頼者別に表示します。選択しないと全利用者対象になります。
ヒント
  1. 表示実行状態、表示期間から1つ選択します。表示依頼種別はいくつでも選択できます。
  2. 表示依頼者の選択は1人です。
  3. 初期状態では、「実行中」、「全て」「通知」「依頼」「アンケート」「みんなで討論」が選択されています。
    図9-1-4-1依頼画面

E 既読「通知」が表示されました(図9-1-4-2)。

図9-1-4-2依頼画面

(5) 「通知」の流れ

「通知」の一連の流れは以下のようになります。

図9-1-5-1「通知」の流れ

9.2.「依頼」

相手に対して意思確認を行う場合に使用します。「依頼」先は、「了解」「拒否」で返答しコメントをいれることもできます。また、「依頼」に対して質問も可能です。

(1) 「依頼」しよう

@ 依頼画面を表示します。

A 画面右のをクリックします。

B 「依頼」作成画面が表示されました。

図9-2-1-1「依頼」作成画面

C 入力、設定します。設定後をクリックしてください(図9-2-1-2)。

図9-2-1-2「依頼」作成画面(入力設定例)
注意
  1. 「依頼」内容は入力必須項目です。1行目が(一覧表示したときの)タイトルになります。
  2. ファイルは複数添付可能です。
ヒント
  1. 全員を宛先にする場合はを、全員解除する場合はをクリックすると便利です。
  2. プロジェクトのメンバー全員を一括で宛先にすることも可能です。のプルダウンからプロジェクト名を指定してください。

D 確認画面が表示されます。依頼する場合は、をクリックします。

E 依頼画面に、「依頼」したことが表示されたら依頼完了です(図9-2-1-3)。

図9-2-1-3依頼画面
ヒント
  1. 「依頼」相手が未読の場合、実行状態は「未確認」と表示されます。
  2. 「依頼」相手が既読後、返答がまだの場合、実行状態は「未返答」と表示されます。
  3. 「依頼」相手が既読後、返答を送った場合は、実行状態は「返答あり」と表示されます。(詳細は「(2)依頼で返答がきた」を参照してください。」

(2) 「依頼」で返答がきた

@ ホーム画面、依頼画面に返答がきていることが表示されます(図9-2-2-1、2)。

図9-2-2-1ホーム画面
図9-2-2-2「依頼」詳細画面

A 「依頼」のタイトルをクリックします。

B 「依頼」の詳細が表示されます(図9-2-2-3)。

図9-2-2-3依頼画面

(3) 「依頼」で質問がきた

@ ホーム画面、依頼画面に質問がきていることが表示されます(図9-2-3-1、2)。

図9-2-3-1ホーム画面
図9-2-3-2「依頼」詳細画面

A タイトルをクリックします(図9-2-3-3)。

図9-2-3-3依頼詳細画面

B 回答します。入力、設定し、をクリックします(図9-2-3-4)。

図9-2-3-4依頼画面

C 確認画面が表示されます。回答する場合は、をクリックします。

D 依頼画面に、回答したことが表示されたら依頼完了です(図9-2-3-5)。

図9-2-3-5依頼画面
ヒント
  1. 「依頼」相手が未読の場合、実行状態は「回答確認待ち」と表示されます。
  2. 「依頼」相手が既読の場合、実行状態は「完了」と表示されます。
  3. 「依頼」相手は質問の回答に対して、質問をすることもできます。

(4) 依頼がきた

@ ホーム画面または、依頼画面に「依頼」がきていることが表示されます(図9-2-4-1、2)。

図9-2-4-1ホーム画面
図9-2-4-2依頼画面

A 「依頼」のタイトルをクリックします。

B 「依頼」詳細画面が表示されます(図9-2-4-3)。

図9-2-4-3「依頼」詳細画面

C 返答または、質問します。確認画面が表示され、をクリックし、依頼画面が表示されたら、返答(または質問)の完了です。

  1. 返答する場合は、または、をクリックしてください(図9-2-4-4、5)。
    図9-2-4-3「依頼」詳細画面
    ヒント
    1. 返答の際にコメントがあれば、コメント記入欄にコメントを入力後、または、をクリックしてください。
      図9-2-4-4依頼詳細画面(一部)
  2. 質問する場合は、質問事項を入力後、をクリックしてください(図9-2-4-6、7)。
    図9-2-4-5依頼画面
図9-2-4-7依頼画面

(5) 「依頼」を取り止める場合

「依頼」の削除はできません。実行状態が完了にならないうちであれば、取り止めができます。「依頼」を取り止められるのは、「依頼」を最初に送った人です。

@ 依頼詳細画面を表示します。

A をクリックします(図9-2-5-1)。

図9-2-5-1依頼詳細画面(一部)

B 確認画面が表示されます。取り止める場合は、をクリックします。

C 依頼画面が表示されたら、取り止め完了です。

(6) 「依頼」の流れ

「依頼」の一連の流れは以下のようになります。

図9-2-6-1「依頼」の流れ

9.3.「アンケート」

複数の相手に「アンケート」を行い、「アンケート」の集計結果を表示します。相手は返答の際、コメントをつけることもできます。「アンケート」の質問は複数作成でき、選択肢も複数作成できます。

(1) 「アンケート」を送ろう

@ 依頼画面を表示して、をクリックします。

A アンケート作成画面が表示されます。

図9-3-1-1アンケート作成画面

B 設定する項目は以下の通りです(表9-3-1-1)。図9-3-1-2は入力例です。宛先も選択してください。

表9-3-1-1設定項目
項目 説明 備考
依頼内容 「アンケート」内容を入力します。 必須項目
添付ファイル ファイルを添付できます。ファイルは複数添付可能です。 初期表示は1つだけですが、をクリックすることでファイル入力欄を増やすことが出来ます。 ただし既にファイル名が入力されている状態で添付ファイル入力欄の数を増やすと、先に入力したファイル名がクリアされます。 入力欄が空であっても問題ありません。
入力枠拡大 本文入力欄の枠サイズを広げる事が出来ます。縦方向に広げる場合はをクリックしてください。横方向に広げる場合はをクリックしてください。
Q1 質問を入力してください。
選択方法 ひとつ選択 複数の選択肢から1つだけの選択を指示します。
任意の選択 複数の選択肢から別途指定する個数までもしくは未選択を許可する選択を指示します。
指定数の選択 複数の選択肢から別途指定する個数の選択を指示します。
A1 答えを入力してください。
A2 答えを入力してください。
質問を追加 選択肢を追加。クリックすると、質問または、選択肢を入力する行を追加できます。
返答期限日 返答期限を設定できます。
図9-3-1-2アンケート作成画面(入力例)

C 設定したら、をクリックします。

D 確認画面が表示されます。「アンケート」を依頼する場合は、をクリックします。

E 依頼画面が表示されたら、「アンケート」依頼の完了です(図9-3-1-3)。

図9-3-1-3依頼画面
注意
  1. 図9-3-1-3では自分宛にも「アンケート」を送っているので、依頼元に「依頼あり」が表示されています。複数の人に「アンケート」を送っても、依頼先には1件しか表示されません。

(2) 「アンケート」がきた

@ ホーム画面、依頼画面に「アンケート」がきていることが表示されます(図9-3-2-1、2)。

図9-3-2-1ホーム画面
図9-3-2-2依頼画面(一部)

A 「アンケート」のタイトルをクリックします。

B アンケート依頼詳細画面が表示されます。

図9-3-2-3アンケート依頼詳細画面

C 返答します。入力後、をクリックします(図9-3-2-4)。

図9-3-2-4アンケート依頼詳細画面(返答例)

D 確認画面が表示されます。「アンケート」を依頼する場合は、をクリックします。

E 依頼画面が表示されたら、「アンケート」への返答が完了しました(図9-3-2-5)。

図9-3-2-5依頼画面(一部)

(3) 「アンケート」の集計結果

@ 集計が終わると、ホーム画面、依頼画面に「集計完了」と表示されます(図9-3-3-1)。

図9-3-3-1ホーム画面

A 集計結果を見たい「アンケート」のタイトルをクリックしてください。

B アンケート依頼詳細が表示され、アンケート結果集計が表示されます。

図9-3-3-2アンケート依頼詳細画面
注意
  1. 「アンケート」を取り止めたい場合はアンケート依頼詳細画面の、をクリックしてください。

(4) 「アンケート」の流れ

「アンケート」の一連の流れは以下のようになります。

図9-3-4-1「アンケート」の流れ

9.4.「みんなで討論」

「みんなで討論」とは、依頼者が複数の利用者に要請をだして、会議形式でやりとりを行うものです。討論参加者は、討論中はいつでもコメントを行うことができます。提案したり、特定の利用者と意見交換をしたりしたい場合などに便利です。

ヒント
  1. 討論参加者とは、依頼者および討論の要請をうけた利用者です。

(1) 「みんなで討論」したい

@ 依頼画面を表示します。

A 画面右上のをクリックします。

B 「みんなで討論」作成画面が表示されました(図9-4-1-1)。

図9-4-1-1「みんなで討論」作成画面

C メンバーを選択し、討論の目的を入力します。ファイルを添付することもできます。図9-4-1-2は入力例です。

図9-4-1-2「みんなで討論詳細画面」

D 選択、入力後、をクリックしてください。

E 確認画面が表示されます。要請する場合はをクリックしてください。

F 依頼画面に表示されたら、「みんなで討論」の要請完了です。

図9-4-1-3依頼画面

G ホーム画面の依頼未完了情報にも表示されます。

図9-4-1-4ホーム画面
ヒント
  1. 誰もコメントしていない場合、「要請中」となります。

(2) 討論の要請がきた

@ ホーム画面または依頼画面に「みんなで討論」の要請がきていることが表示されます.(図9-4-2-1、2)

図9-4-2-1ホーム画面
図9-4-2-2依頼画面

A タイトルをクリックすると、「みんなで討論」詳細画面が表示されます(図9-4-2-3)。

図9-4-2-3「みんなで討論」詳細画面

B 討論に参加します。入力後、をクリックしてください(図9-4-2-4)。

図9-4-2-4「みんなで討論」詳細画面

C 確認画面が表示されます。要請する場合はをクリックしてください。

D 依頼画面が表示されたら、コメント完了です(図9-4-2-5)。

図9-4-2-5依頼画面

(3) 討論中の表示

@ 討論中の「みんなで討論」詳細画面は以下のように表示されます(図9-4-3-1)。

図9-4-3-1「みんなで討論」詳細画面
ヒント
  1. 投稿(送信)は、時間降順です。
  2. コメント入力欄は、常に最下段に表示されます。
  3. 参加者の名前の後には、何番目の議論内容を読んでいる状態か「議論の番号」、未読の場合は「未読」と表示されます。

A 討論中は、ホーム画面に表示されます(図9-4-3-2)。

図9-4-3-2ホーム画面

(4) 討論中に参加者を追加しよう

討論が進むにつれ参加者を付け加えたほうが良い機会があります。

@ 「みんなで討論」詳細画面を表示します。

A をクリックします(図9-4-4-1)。

図9-4-4-1「みんなで討論」詳細画面

(5) 討論中の表示討論を終了させよう

「みんなで討論」の削除はできません。討論を完了させることができるのは、依頼者のみです。

@ 「みんなで討論」詳細画面を表示します。

A をクリックします(図9-4-5-1)。

図9-4-5-1「みんなで討論」詳細画面
ヒント
  1. 完了時に、コメントやファイルを添付することができます。

B 完了確認画面が表示されます。完了する場合は、OKをクリックします。

C 依頼画面が表示されたら「みんなで討論」完了です。

注意
  1. 完了後のコメントは受け付けられません。
ヒント
  1. 完了はいつでも行えます。
  2. 完了しても、未読がある場合は、ホーム画面に表示され続けます。

(6) 「みんなで討論」の流れ

「みんなで討論」の一連の流れは以下のようになります。

図9-4-6-1「みんなで討論」の流れ