7.日報管理機能

日報管理機能とは、マネージャーやプロジェクト・リーダーが日々のメンバーの活動状況を確認するための機能です。 マネージャーは全ての利用者の日報を参照することができます。 各利用者は日報画面で日報を入力するか、スケジューラを使用して入力します。 内容はいつでも編集できます。スケジューラを使用した日報の入力については、「6.スケジュール機能」を参照してください。

(1) 日報画面の表示
(2) 日報(今日の総括)の入力
(3) 日報へのコメント
(4) 日報の表示
(a) 実績詳細表示
(b) 集計時間形式
(c) 複数利用者の表示
(d) 週報
(e) 月報
(f) タイムカード
(g) 活動分析
(h) メンバー予定表

(1) 日報画面の表示

@ メイン・メニューのをクリックします。

A 日報画面が表示されました(図7-1-1)。

図7-1-1日報画面

B 画面構成は以下の通りです(図7-1-2)。

図7-1-2日報表示画面(画面構成)
表7-1簡易ボタンの説明
ボタン 説明
常に今日の日報を表示します。
常に先週(昨日の日付から1週間前の分)の週報を表示します。
常に今月初めからの月報を表示します。
常に就業設定のタイムカード表示開始日からタイムカードを表示します。タイムカード表示開始日の設定については、「管理編 1.設定(2)就業時間設定」を参照してください。
活動分析項目の設定画面が表示されます。
プロジェクト・メンバーの予定を週単位で表示します。

(2) 日報(今日の総括)の入力

今日の総括を入力します。作業タスクごとの作業報告は、スケジューラのスケジュール情報の備考から入力してください(スケジュール情報の入力については、「6.スケジュール機能 6.1.スケジューラ(Applet) (4)スケジュールの情報、日報」または「6.2.スケジューラ(HTML) (3)実績の登録」を参照してください)。

@ 日報画面を表示します。

A 日にちを確認して、をクリックします(図7-2-1)。

図7-2-1日報表示

B 日報(今日の総括)編集画面が表示されました(図7-2-3)。

図7-2-3日報(今日の総括)編集画面

C 日報(今日の総括)を入力し、をクリックします(図7-2-4)。

図7-2-4日報(今日の総括)編集画面(入力例)

D 日報画面が表示され、実績欄に入力した内容が表示されれば、入力は完了です(図7-2-5)。

図7-2-5日報画面
ヒント
  1. 日報(今日の総括)はスケジューラ(Applet)の今日の総括からも入力できます。

(3) 日報へのコメント

日報に対して、コメントすることができます。コメントを入力、参照できるのは、マネージャーとプロジェクト・リーダー、本人のみです。コメントに対するコメントも同じ画面から入力できます。

@ 日報画面を表示します。

A をクリックします(図7-3-1)。

図7-3-1日報画面

B コメント追加画面が表示されました(図7-3-2)。

図7-3-2コメント追加画面

C コメントを入力し、をクリックします(図7-3-3)。

図7-3-3コメント追加画面

D 確認画面が表示されるので、入力する場合はをクリックします。

E 日報画面が表示され、実績欄に入力した内容が表示されれば、コメントの入力は完了です(図7-3-4)。

図7-3-4日報画面
ヒント
  1. コメントをされた側は、そのコメントに対してコメントすることができます。
  2. コメントされた側には、コメントされたことが、システムから通知されます(図7-3-5、6、7)。
    図7-3-5ホーム画面
    図7-3-6依頼画面
    図7-3-7依頼詳細画面

(4) 日報の表示

(a) 実績詳細表示

実績の詳細表示とは、実績の作業時刻、スケジュール情報の備考を表示します。初期表示では登録した作業タスク名、作業タスクごとの作業時間を合計した結果、今日の総括が表示されています。

@ 日報画面の実績詳細表示のチェックボックスにチェックをいれ、をクリックします(図7-4-1)。

図7-4-1日報画面

A 実績詳細画面が表示されます(図7-4-2)。

図7-4-2実績詳細画面

(b) 集計時間形式

集計時間形式とは、「1時間15分」の作業時間を「1:15」と表示します。初期表示では1時間を100としているので、「1時間15分」は「1.25」と表示されています。

@ 日報画面の集計時間形式のチェックボックスにチェックをいれ、をクリックします(図7-4-3)。

図7-4-3日報画面

A 集計時間形式画面が表示されます(図7-4-4)。

図7-4-4集計時間形式画面

(c) 複数利用者の表示

自分以外のメンバーの日報を表示することができます。マネージャーは全利用者をプロジェクトに関係なく表示します。プロジェクト・リーダーはプロジェクト・メンバーのスケジュール情報全てを参照することができます。マネージャーでもプロジェクト・リーダーでもないメンバー利用者は他人のスケジュールのうち関係するプロジェクトのみを表示します(関係しないプロジェクトは時間のみ表示します)。

@ 日報画面に日報を表示できるメンバー名が一覧表示されています(初期表示は本人のみです)(図7-4-5)。

図7-4-5日報画面

B 表示したいメンバー名のチェックボックスにチェックをいれ、をクリックします。例えば、山田さんと鈴木さんの日報を表示させてみます(図7-4-6)。

図7-4-6日報画面(例)

C チェックをいれたメンバーの日報が表示されます(図7-4-7)。

図7-4-7日報画面(例)
ヒント
  1. プロジェクト名を指定すると、そのプロジェクト・メンバー全員の日報が表示されます。

(d) 週報

1週間分の日報を表示します。

@ プルダウンから週報を選択します。そして日付を設定します。例えば、6月21日から6月27日までの日報を表示したい場合は、6月21日と設定してください。 (図7-4-8)。

図7-4-8日報画面

A 週報画面が表示されます(図7-4-9)。

図7-4-9週報画面

(e) 月報

1月分の日報を表示します。

@ プルダウンから月報を選択します。日付を設定します。例えば、6月21日を設定すると、6月21日から7月20日までの日報が表示されます。 (図7-4-10)。

図7-4-10 日報画面

A 月報画面が表示されます(図7-4-11)。

図7-4-11月報画面

(f) タイムカード

ログイン、ログアウト情報と、就業時間設定情報から、タイムカードを作成します。ログイン時刻を出社時刻とし、帰宅ログアウト時刻を退社時刻とします。勤務時間、遅刻、時間外労働の計算を自動的に行います。

@ プルダウンからタイムカードを選択します。日付を設定します。例えば、6月15日を設定すると、6月16日から7月15日までのタイムカードが表示されます。 (図7-4-12)。

図7-4-12日報画面

A タイムカード画面が表示されます(図7-4-13)。

図7-4-13タイムカード画面
注意
  1. 就業時間設定情報はある時点に一つだけの設定になりますが、変更されるとそれまでの就業時間設定情報は履歴として残ります。変更日前のタイムカードは以前の情報をもとに計算されます。

(g) 活動分析

スケジューラで登録したタスク情報から利用者の活動状況を、全体的に(プロジェクト別ではなく)月単位で集計します。

@ プルダウンから活動分析を選択します。 (図7-4-14)。

図7-4-14日報画面

A 活動分析項目の設定画面が表示されます。以下の項目を設定してください(図7-4-15)。集計方法の項目は表7-4-1を参照してください(表7-4-1)。

図7-4-15活動分析項目の設定画面
表7-4-1集計方法の項目
集計方法
1 利用者 タスク 予定/実績
2 予定/実績 タスク
3 タスク 利用者 予定/実績
4 予定/実績 利用者
ヒント
  1. 集計方法の項目は上記4通りです。
  2. 初期状態(図7-4-12)は表7-4-1の「1利用者―タスクー予定/実績」です。
  3. 予定/実績は、予定のみ、実績のみ表示にすることもできます。表示したくない項目のチェックボックスのチェックをはずしてください。(初期状態では、予定/実績ともにチェックが入っています。)

B 設定したら、をクリックしてください。

C 活動分析画面が表示されました(図7-4-16)。

図7-4-16活動分析画面

D 活動分析の画面をスクロールすると(図7-4-17)の画面がでてきます。予定・空き時間・実績について調べることができます。

図7-4-17活動分析画面
ヒント
  1. 予定・スケジューラに入力した予定時間が出ます。
  2. 空き時間・予定入力されていない空き時間(就業時間 − 休憩時間)− 予定時間)を算出します。
  3. 実績・スケジューラで入力した実績が表示されます。

(h) メンバー予定表

スケジューラで登録したタスク情報から利用者の予定スケジュールを、週単位で表示します。

@ プルダウンからメンバー予定表を選択します。 (図7-4-18)。

図7-4-18メンバー予定表画面