8.文書管理機能

プロジェクトの工程タスク単位で文書を管理します。

(1) 文書を新規に登録しよう
(2) 文書一覧を表示しよう
(3) 文書を編集しよう
(a) 元のファイルに追加したい場合
(b) 元のファイルを上書きしたい場合
(4) 文書種別を作成しよう

プロジェクトごとの文書管理は、「3.プロジェクト機能」を参照してください。

(1) 文書を新規に登録しよう

新規の文書は、参加しているプロジェクトの文書のみ、作成することができます。

@ プロジェクト・メニューのをクリックします(図8-1-1)。

図8-1-1プロジェクト定義画面

A 文書一覧画面が表示されます。右上のをクリックします(図8-1-2)。

図8-1-2文書一覧画面
ヒント
  1. プロジェクト基本情報で、ファイルを添付した場合は以下のように表示されます(図8-1-3)。
    図8-1-3文書一覧画面(例)

B 文書登録画面が表示されます(図8-1-4)。項目は以下の通りです(表8-1-1)。

図8-1-4文書登録画面
表8-1-1入力項目
項目 説明 備考
タスク名 タスクを選択してください。
文書種別 文書種別を選択してください。
タイトル タイトルを入力してください。 必須項目
本文 本文を入力してください。 必須項目
添付ファイル ファイルを添付できます。ファイルは複数添付可能です。 初期表示は1つだけですが、をクリックすることでファイル入力欄を増やすことが出来ます。 ただし既にファイル名が入力されている状態で添付ファイル入力欄の数を増やすと、先に入力したファイル名がクリアされます。 入力欄が空であっても問題ありません。
入力枠拡大 本文入力欄の枠サイズを広げる事が出来ます。縦方向に広げる場合はをクリックしてください。横方向に広げる場合はをクリックしてください。

C 入力したら、をクリックします(図8-1-5)。

図8-1-5文書登録画面(入力例)

D 確認画面が表示されるので、保存するなら、をクリックします(図8-1-6)。

図8-1-6確認画面

E 文書登録画面が表示されたら、文書登録完了です(図8-1-7)。

図8-1-7文書登録画面

(2) 文書一覧を表示しよう

文書一覧を表示させてみましょう。文書一覧では、参加プロジェクトに登録されている文書全てを表示します。文書表示のさせ方は、4種類(「ツリー表示」「一覧表示」「文書種別表示」「添付ファイル一覧表示」)あります。

ヒント
  1. プロジェクトごとに文書を表示したい場合は、「(1)文書を新規に登録しよう@A」と同じ手順で、文書ツリー画面を表示させてください。

@ メイン・メニューのをクリックします(図8-2-1)。

図8-2-1メイン・メニュー

A 文書ツリー画面が表示されます(図8-2-2)。

図8-2-2文書ツリー画面

B 文書メニューのをクリックします(図8-2-3)。

図8-2-3文書ツリー表示画面

C 文書一覧表示画面が表示されます(図8-2-4)。

図8-2-4文書一覧表示画面
ヒント
  1. 文書ツリー画面(図8-2-3)右側の文書メニューをクリックすると、一覧表示(図8-2-4)の他、それぞれ文書種別毎表示画面(図8-2-5)、添付ファイル一覧表示(図8-2-6)が表示されます。
    図8-2-5文書種別毎表示
  2. 文書種別については、「(4)文書種別を作成しよう」を参照してください。
    図8-2-6添付ファイル一覧表示

D 表示したい文書のタイトルをクリックします。例えば、「教育計画書」についてクリックします(図8-2-7)。

図8-2-7文書一覧画面(例)

E 文書詳細画面が表示されます(図8-2-8)。

図8-2-8文書詳細画面
ヒント
  1. 添付ファイルをクリックすると、ファイルのダウンロードの画面が表示されます。

(3) 文書を編集しよう

作成された文書は、プロジェクト作成者かプロジェクト・メンバーのみ編集できます。

@ 文書詳細画面を表示します。

A 右上のをクリックします(図8-3-1)。

図8-3-1文書詳細画面

B 文書更新画面が表示されました(図8-3-2)。項目は以下の通りです(図8-3-2)。入力したら、をクリックします。確認画面のをクリックすると、文書詳細画面が表示されます。

図8-3-2文書更新画面
表8-3-1入力項目
項目 説明 備考
タイトル タイトルを入力します。 必須
本文 本文を入力します。 必須
添付ファイル 元の添付ファイルを引き継ぐ 元のファイルを表示できます。
添付ファイル ファイルは複数添付可能です。
入力枠拡大 本文入力欄の枠サイズを広げる事が出来ます。
バージョン管理 変更前の文書を残してバージョン管理を行う。 バージョン管理を行います。

(a) 元のファイルに追加したい場合

「元の添付ファイルを引き継ぐ」にチェックをいれ、ファイルを添付し、バージョン管理のチェックをはずします(図8-3-3)。

図8-3-3文書更新画面(例)(ファイル名は具体例)

入力したら、をクリックします。

確認画面のをクリックすると、文書詳細画面が表示されます(図8-3-4)。

図8-3-4文書詳細画面

(b) 元のファイルを上書きしたい場合

「元の添付ファイルを引き継ぐ」のチェックをはずし、ファイルを添付し、「バージョン管理」にチェックをいれます(図8-3-5)。

図8-3-5文書更新画面(例)(ファイル名は具体例)

入力したら、をクリックします。

確認画面のをクリックすると、文書詳細画面が表示されます(図8-3-6)。

図8-3-6文書詳細画面
注意
  1. 文書はデータベース管理者のみ削除できます。

(4) 文書種別を作成しよう

文書種別とは、入力項目を固定した文書作成テンプレート機能です。掲示板からの文書作成機能では、この情報を使用します(詳細は「4.掲示板機能(5)文書作成へ」を参照してください)。参加プロジェクトのみ作成できます。

@ 文書画面の右上のをクリックします(図8-4-1)。

図8-4-1図8-4-1文書一覧画面
ヒント
  1. は文書の画面では常に表示されています(図8-4-1は具体例です)。

A 文書詳細表示の右上の、をクリックします(図8-4-2)。

図8-4-2文書種別一覧画面
ヒント
  1. をクリックすると、文書種別画面が表示されます。

B 文書種別編集画面が表示されます(図8-4-3)。

図8-4-3文書種別編集画面

C 入力項目は以下のとおりです(表8-4-1)。

表8-4-1入力項目
項目 備考
文書種別名
備考
作成者 新規編集時には表示されません。
更新日 新規編集時には表示されません。
共通文書化 このチェックが有効になっているとこの文書種別は全てのプロジェクトにて使用することが出来ます。ただし保存後は作成者(最終編集者)のみが編集できるようになります。
掲示板文書作成機能適用 注意1
掲示板文書作成タイトル指定
項目定義 行を追加 作成したい項目の数だけクリックしてください。
項目名
記入の必要性
文字数
備考
掲示板キーワード
投稿順番
注意
  1. このチェックが有効になっていないと、「掲示板文書作成」関連の情報は無効になります。
  2. 共通文書種別に指定すると以降作成者(編集者)のみが編集できます。もしその利用者が不在(削除利用者)となってしまった場合は、データベース管理者により別な利用者に割り当てることが出来ます。「管理編 編集者不在共通文書種別のリカバリ」を参照してください。
制限
  1. 文書種別名、掲示板文書作成タイトル指定、項目定義項目名は255文字入力できます。
  2. 項目定義のキーワードは20文字まで入力できます。
  3. 項目定義のキーワードは重複することはできません。異なるキーワードを入力してください。
ヒント
  1. 項目定義の文字数に0を指定すると複数行の入力指定になります。1行入力の場合は255までの指定となります。
  2. 共通文書種別とはプロジェクトを横断して使用できる文書種別です。全てのプロジェクトで使用することが出来ます。
確認
  1. 項目定義の投稿順番には1から始まる数字を矛盾なく入力してください。

D 入力したら、をクリックします。図8-4-4は入力例です。

図8-4-4文書種別編集画面(例)

E 確認画面が表示されるので、保存するなら、をクリックします。

F 文書種別が表示されます(図8-4-5)。

図 8-4-5文書種別編集

G 文書種別を編集したい場合は、その文書種別の文書種別名をクリックし、文書種別詳細画面が表示されたら(図8-4-6)、作成者の横のをクリックします。

図8-4-6文書種別詳細画面

H 文書種別編集画面(図8-4-3)が表示されるので、B〜Fの手順を参照してください。

ヒント
  1. 文書を登録する際、文書種別を選択すると、例の場合では以下の画面が表示されます(図8-4-7、8)。
    図8-4-7文書登録画面(例)
    図8-4-8文書詳細表示(例)