管理編

1.設定
(1) データベース管理者としてログインします
(2) 就業時間設定
(3) 部署・職務設定
(a) 部署名の設定
(b) 職務名の設定
2.利用者の設定
(1) 利用者登録
(2) 利用者情報変更
(3) 利用者情報削除
(4) 利用者情報復活
(5) パスワード変更
(6) CSVファイルによる利用者登録
(7) CSVファイルによる利用者情報の取得
3.管理しよう
(1) 掲示板の記事削除
(2) 文書管理の文書削除
(3) 文書管理の文書種別削除
(4) 添付ファイルの削除
(5) 編集者不在プロジェクト共通文書種別のリカバリ
(6) プロジェクト・タスクの修復
(7) 新規プロジェクト作成時挿入情報編集
(8) セッションの制御
(9) システム履歴

1.設定

(1) データベース管理者としてログインします

@ 縄文の知恵にアクセスしてください。以下の画面(図1-1-1)が表示されましたら、ログインIDとパスワードを入力して(表1-1-1(例))ボタンをクリックしてください。

図1-1-1ログイン画面
表1-1-1入力例
ログインID SYSTEM
パスワード sysadmin

A 以下の画面が表示されればログイン完了です(図1-1-2)。

図1-1-2利用者一覧画面

(2) 就業時間設定

@ をクリックします(図1-2-1)。

図1-2-1利用者一覧画面

A 以下の画面が表示されます(図1-2-2)。

図1-2-2就業時間情報編集画面

B それぞれの項目を設定して、をクリックしてください。初期設定は表1-2-1のとおりです。

表1-2-1設定項目
項目名称 初期値 備考
適用開始日 2001年1月1日
就業時間帯 9:00〜17:00
休憩時間帯 なし
スケジュール最小時間幅 15分単位
タイムカード表示開始日 1日
ログアウト・メッセージ 帰宅 今日一日ご苦労様でした 最大255文字
外出 いってらっしゃい
休憩 リフレッシュ!!
在籍 在籍のままですので連絡があるかもしれません
会議 会議中

(3) 部署・職務設定

部署、職務の登録数に制限はありません。必須登録ではありません。必要ない場合は、「2.利用者の設定」に進んでください。作成した部署、職務を各利用者に必ず設定しなければならないものでもありません。

@ をクリックします(図1-3-1)。

図1-3-1利用者一覧画面

A 以下の画面が表示されます(図1-3-2)。

図1-3-2部署/職務一覧編集画面

はじめに、部署名の登録から始めましょう。

(a) 部署名の設定

@ 部署名の下のを入力したい部署数分クリックします(図1-3-3)。

図1-3-3部署/職務一覧画面

A 以下の画面が表示されます(図1-3-4)。例えば、2つの部署を入力します。

図1-3-4部署/職務一覧表示画面

B 部署名を入力してください(図1-3-5)。例えば、「営業部」、「総務部」を入力します。

図1-3-5部署/職務一覧編集画面
表1-3-1アイコン説明
アイコン 説明
行を選択。行を追加するときに使用し選択された行の次に新しい行が挿入されます。選択されていない場合は最後に追加されます。
行削除。この行を削除します。
行を上に移動。この行を上に移動します。この並び順は
行を下に移動。

C 次の職務を設定しないのであれば、クリックして、登録します。

(b) 職務名の設定

@ 職務名の下のを入力したい職務数分クリックします(図1-3-6)。

図1-3-6部署/職務一覧表示画面

A 以下の画面が表示されます(図1-3-7)。例えば、2つの職務を入力します。

図1-3-7部署職務一覧編集画面

B 職務名を入力してください。例えば、「営業」、「事務」を入力します(図1-3-8)。

図1-3-8部署職務一覧編集画面

C をクリックして、保存してください。利用者一覧画面にもどったら、設定完了です。

2.利用者の設定

(1) 利用者登録

利用者は一人ずつ登録するか、CSVファイルを用いて一度に複数の利用者を登録できます。データベース管理者は各利用者の検索キーワードを除く個人情報の設定ができます。変更はいつでもできます。では、実際に登録してみましょう。

@ 利用者一覧ページのをクリックします(図2-1-1)。

図2-1-1利用者一覧画面

A 以下の画面が表示されます(図2-1-2)。

図2-1-2新規利用者登録画面

B 項目ごとに設定します(表2-1-1、図2-1-3)。をクリックします。

表2-1-1設定項目
設定項目 必須 備考
フルネーム 必須 氏名を入力してください。利用者管理用です。画面に表示されることはありません。(最大255文字)例えば、「山田太郎」と入力します。
表示(短縮)名 必須 表示される名前を入力してください。常に画面に表示される個人名称です。(最大20文字)他の利用者と重複することはできません。例えば、「山田太郎」と入力します。
ログインID 必須 ログインするときのIDを作成します。(最大20文字)ログイン時のみに使用します。他の利用者と重複することはできません。例えば、「YAMADA」と入力します。
パスワード 必須 パスワードを作成します。パスワードは8文字以上20文字以下で設定してください。入力文字は、「*」で表されます。例えば、「tayamada」と入力します。
確認 必須 パスワードを確認します。IDで設定したパスワードと同じものを入力してください。ここでは、「tayamada」と入力します。
部署 部署を設定します。未選択も可能です。リスト中存在しない場合は部署・職務登録にて追加します。例えば、「営業部」を選択します。
職務 職務を設定します。未選択も可能です。リスト中存在しない場合は部署・職務登録にて追加します。例えば、「事務」を選択します。
マネージャー管理権限 マネージャー権限で全てのプロジェクト参照が可能になります。プロジェクト作成権限なしに新規プロジェクト作成できません。例えば、「マネージャー権限つける」を選択します。
プロジェクト作成権限 プロジェクト作成権限で新規プロジェクトの作成ができます。例えば、「プロジェクト作成権限つける」を選択します。
データベース管理権限 データベース権限をつける場合は、ここにチェックをいれてください。この画面などの利用者登録、メンテナンスなどが行えます。この権限をもつユーザーは一般利用者としてのログインは行えません。マネージャー権限、プロジェクト作成権限、おしらせ作成権限と同時に指定できません。指定されるとどの権限・制限よりも優先されます。例では選択していません。
おしらせ制限 おしらせ制限をつける場合は、ここにチェックをいれてください。この権限は、ホーム画面に表示させる共通おしらせ情報を作成禁止、表示禁止にさせるものです。過去に自ら投稿したおしらせも編集できなくなります。マネージャー権限、プロジェクト作成権限と同時指定できません。指定されるとどの権限よりも優先されます
メールアドレス メールアドレスを入力してください。未入力も可能です。例えば、「yamada@joumon.net」と入力します。
コールアドレス コールアドレスを入力してください。未入力も可能です。下の画面では、未入力です。
注意
  1. 必須項目は入力しないと利用者情報を保存できません。
  2. メールアドレスとコールアドレスは、現在在席表示機能にて表示されシステムとして利用はしていません。この扱いは今後変更されることがあります。
図2-1-3個人情報編集(入力例)

C 登録確認の画面がでてくるので、登録する場合はをクリックします。登録しない場合はをクリックします。

D 以下の画面が表示されれば登録完了です(図2-1-4)。

図2-1-4利用者一覧画面

(2) 利用者情報変更

利用者情報の変更を行います。

@ 利用者登録一覧を表示します。

A 変更したい利用者の表示名をクリックします。

B 個人情報編集画面が表示されるので、変更したい項目を、書き換えます。をクリックします。

C 登録確認の画面が表示されるので、登録する場合はをクリックします。登録しない場合はをクリックします。

D 利用者一覧画面が表示されれば利用者情報変更完了です。

(3) 利用者情報削除

利用者を削除利用者として、ログイン不可能とすることができます。(一度登録した利用者をデータベースから完全に削除することはできません。)

@ 利用者一覧を表示します。

A 削除したい利用者の表示名をクリックします。

B 以下の画面が表示されるので、をクリックします(図2-3-1)。

図2-3-1個人情報編集画面

C 削除確認の画面が表示されるので、削除する場合はをクリックします。削除しない場合はをクリックします。

D 利用者一覧画面が表示されれば利用者削除完了です。表示名の左に×がつき、削除利用者となりました(図2-3-2)。

図2-3-2利用者一覧

(4) 利用者情報復活

削除利用者を、利用者としてログインできるようにします。

@ 利用者一覧を表示します。

A 復活させたい削除利用者の表示名をクリックします(図2-4-1)。

図2-4-1利用者一覧

B 以下の画面が表示されるので(図2-4-2)、をクリックします。

図2-4-2個人情報編集画面

C 登録確認画面が表示されるので、をクリックし、以下の画面が表示されれば利用者登録完了です(図2-4-3)。削除利用者の×が消え、利用者になりました。

図2-4-3利用者一覧画面

(5) パスワード変更

パスワードの変更を行います。

@ 利用者登録一覧を表示します。

A パスワードを変更したい利用者の表示名をクリックします。

B 以下の画面が表示されるので、をクリックします(図2-5-1)。

図2-5-1個人情報編集画面

C 以下の画面が表示されます(図2-5-2)。

図2-5-2パスワードの変更画面

D 新しいパスワードを8文字以上20文字以下で入力してください。

E 確認欄に、確認のため上記と同じパスワードを入力してください。

F 画面下のをクリックします(図2-5-3)。

図2-5-3パスワードの変更画面

G 以下の画面が表示されたらパスワード変更完了です(図2-5-4)。

図2-5-4利用者一覧画面

(6) CSVファイルによる利用者登録

@ CSVファイルを作成します。項目は、以下のとおりです。

表2-6-1利用者登録項目
項目 備考
フルネーム 必須 山田 太郎
表示名 必須 山田 太郎
利用者ID 必須 YAMADA
パスワード 必須項目(8文字から12文字) yamadapass
部署名 未登録の部署は登録時に追加されます。 営業部
職務名 未登録の職務は登録時に追加されます。 事務
マネージャー管理権限 権限を持たせる場合には1権限を持たせない場合は0にしてください。 0
プロジェクト作成権限 1
データベース管理権限 0
おしらせ権限 0
メールアドレス mailto:// として使用されます。最大255文字 yamada@joumon.net
コールアドレス callto:// として使用されます。最大255文字 192.168.0.100
注意
  1. データフォーマットはカンマで区切り、1行1データにしてください。
  2. 項目の文字列の中に、「」「"」が混在する場合、その項目を「"」で括り、「"」は「""」としてください。
  3. 文字コードはShiftJISです。文字以外の数字、記号は半角で入力、保存してください。
図2-6-1CSVファイル(例)

A 保存します。

B 利用者一覧画面のをクリックすると図2-6-3が表示され一括登録利用者情報の確認画面が表示されます。

図2-6-2利用者一覧画面
図2-6-3一括登録利用者情報の確認画面

C をクリックし、ファイルを選択して、をクリックします。

D ファイルの内容が表示され、確認画面が表示されます。保存する場合はをクリックします。

図2-6-4一括登録利用者情報の確認画面

E 確認画面が表示されます。

F 利用者一覧画面に表示されたら保存完了です。

(7) CSVファイルによる利用者情報の取得

@ 利用者一覧画面を表示します。右上のをクリックします。

図2-7-1利用者一覧画面

A ファイルのダウンロード画面が表示されるので、ファイルを保存してください。

B ファイルを開きます。

図2-7-2CSVファイル(例)

3.管理しよう

データベース管理者として、「縄文の知恵システム」を管理しましょう。データベース管理者は、データを削除することができます。

(1) 掲示板の記事削除

@ メンテナンス・メニューのをクリックします(図3-1-1)。

図3-1-1利用者一覧画面でメニューからプロジェクト・タスク修復画面を選択

A プロジェクト・タスク修復画面が表示されます(図3-1-2)。

図3-1-2プロジェクト・タスク修復画面

B 掲示板の記事削除の欄に管理番号を入力します(図3-1-3)。

図3-1-3プロジェクト・タスク修復画面(例)
確認
  1. 管理番号は掲示板の個別投稿画面のタイトルの右横に表示されるものです(図3-1-4)。
図3-1-4個別投稿画面

C または、をクリックしてください(図3-1-5)。

図3-1-5プロジェクト・タスク修復画面(例)
注意
  1. 内容削除は、タイトル、内容、添付ファイルを削除します。投稿自体は残ります。タイトル、内容ともに「*システム管理者により削除*」と変更されます。
  2. 完全削除は、投稿自体を削除します。後続する投稿も削除され参照できなくなります(表示されなくなります)。

D 確認画面が表示されます。内容を確認して、をクリックします(図3-1-6)。

図3-1-6確認画面(例:内容削除)

E 再度確認画面が表示されるので、実行する場合はをクリックします(図3-1-7)。プロジェクト・タスク修復画面に、「削除は正常に行われました」とメッセージが表示されます(図3-1-8)。

図3-1-7確認画面
図3-1-8プロジェクト・タスク画面

F 掲示板の画面では以下のように表示されます(図3-1-9、10)。

図3-1-9個別投稿画面(内容削除)
図3-1-10個別投稿画面(完全削除)

(2) 文書管理の文書削除

文書登録された文書を削除します。

@ メンテナンス・メニューのをクリックします(図3-2-1)。

図3-2-1利用者一覧画面

A プロジェクト・タスク修復画面が表示されます。

B 文書管理の文書削除の欄に管理番号を入力します(図3-2-2)。

図3-2-2プロジェクト・タスク修復画面
確認
  1. 管理番号は文書詳細画面のタイトルの右横に表示されるものです(図3-2-3)。
図3-2-3文書画面

C または、をクリックしてください。

注意
  1. 内容削除は、文書、添付ファイルを削除します。バージョン管理された過去の文書は残します。
  2. 完全削除は、文書、添付ファイルおよびバージョン管理された過去の文書を削除します。

D 確認画面が表示されます。内容を確認して、をクリックします(図3-2-4)。

図3-2-4確認画面(例:文書削除)

E 再度確認画面が表示されるので、実行する場合はをクリックします。

F プロジェクト・タスク修復画面に、「削除は正常に行われました」とメッセージが表示されます。

G 文書詳細画面では以下のように表示されます(図3-2-5)。

図3-2-5文書詳細表示(文書削除)
ヒント
  1. 完全削除では、表示されません。

(3) 文書管理の文書種別削除

@ メンテナンス・メニューのをクリックします。

A プロジェクト・タスク修復画面が表示されます。

B 文書管理の文書種別の欄に管理番号を入力します(図3-3-1)。

図3-3-1プロジェクト・タスク修復画面
注意
  1. 管理番号は文書種別表示画面の文書種別名の右横に表示されるものです(図3-2-2)。
図3-3-2文書種別詳細画面

C をクリックしてください。

注意
  1. 完全削除は、文書種別を削除します。削除した文書種別の文書は削除されません。

D 確認画面が表示されます。内容を確認して、をクリックします(図3-3-3)。

図3-3-3確認画面

E 再度確認画面が表示されるので、実行する場合はをクリックします。

F プロジェクト・タスク修復画面に、「削除は正常に行われました」とメッセージが表示されます。

ヒント
  1. 文書種別画面では、削除した文書種別は表示されなくなります。

(4) 添付ファイルの削除

@ メンテナンス・メニューのをクリックします。

A プロジェクト・タスク修復画面が表示されます。

B 添付ファイルの削除欄の横のをクリックします(図3-4-1)。

図3-4-1プロジェクト・タスク修復画面

C 添付ファイルの一覧が表示されます(図3-4-2)。

図3-4-2添付ファイル一覧

D 削除したい添付ファイルを選択し、チェックボックスにチェックをいれます。削除対象ファイルは、この画面で選択されたものだけになります。選択したら、をクリックしてください(図3-4-3)。

図3-4-3添付ファイル一覧(例)
注意
  1. 完全削除は、添付ファイルを削除します。投稿、文書から参照できなくなります。

E 確認画面が表示されます。内容を確認して、をクリックします(図3-4-5)。

図3-4-4確認画面

F 再度確認画面が表示されるので、実行する場合はをクリックします。

G プロジェクト・タスク修復画面に、「削除は正常に行われました」とメッセージが表示されます。

ヒント
  1. 添付ファイル削除欄に管理番号を入力しても削除できます。
注意
  1. 添付ファイルの管理番号は添付ファイル一覧で表示されます(図3-4-6)。
    図3-4-5添付ファイル一覧

(5) 編集者不在プロジェクト共通文書種別のリカバリ

プロジェクト共通となった文書種別は、作成者(編集者)のみが編集することが可能です。しかしその編集者が削除利用者となってしまった場合は編集が出来なくなります。この場合編集者を別の利用者に割り当て直し、編集を可能とさせます。

注意
  1. 通常の文書種別は作成したプロジェクトでのみ利用出来ます。プロジェクト共通文書種別は、全てのプロジェクトで利用できる為に文書種別作成・編集時に指定することが出来ます。詳しくは「4.文書管理」を参照してください。

@ メンテナンス・メニューのをクリックします。

A プロジェクト・タスク修復画面が表示されます。

図3-5-1プロジェクト・タスク修復画面

B 編集者不在プロジェクト共通文書種別のリカバリの横のをクリックします(図3-5-1)。

C 編集者不在共通文書種別一覧画面が表示されます(図3-5-2)。

図3-5-2編集者不在共通文書種別一覧画面

D 修復を行う文書種別を選択します。をクリックします。

E 新たに編集者となる利用者を設定する画面が表示されます(図3-5-3)。

図3-5-3編集者不在共通文書種別リカバリ画面

D 選択が終わったら、をクリックします。

図3-5-4保存確認画面

E 確認画面が表示されます。実行する場合はをクリックします。

F 保存が終わると再びを表示します。編集者不在共通文書種別一覧画面が表示されます。

(6) プロジェクト・タスクの修復

終了させてしまったプロジェクトやタスクの復活、実行状態や表示順序の変更ができます。

注意
  1. タスク種別の変更も可能ですが、既にスケジュールされているタスクの種別を変更すると、利用者に影響がでる場合があるので、できるだけ、プロジェクトとして新しいタスクを作成で対応してください。

@ メンテナンス・メニューのをクリックします。

A プロジェクト・タスク修復画面が表示されます。

B 修復を行うプロジェクトを選択します。プロジェクト名をクリックします。例えば、「ProjectABC」の修復を行います(図3-6-1)。

図3-6-1プロジェクト・タスク修復画面(例)

C プロジェクト・タスク修復の詳細画面が表示されます(図3-6-2)。修復できる項目は以下の通りです(表3-6-1)。

図3-6-2プロジェクト・タスク修復詳細画面
表3-6-1修復項目
項目 選択 備考
タスク種別 作業タスク 全てに変更可能です。
工程
マイルストーン
実行状態 計画中 全てに変更可能です。
実行中
完了
中止
削除タスク復活
チェックを入れるとタスクを復活することができます。

D 修復が終わったら、をクリックします(図3-6-3)。

図3-6-3プロジェクト・タスク修復(例)

E 確認画面が表示されます。実行する場合はをクリックします。

F 再度変更したプロジェクトを表示してみます。変更した項目が、変更されて表示されていたら、修復完了です(図3-6-4)。

図3-6-4プロジェクト・タスク修復詳細画面

(7) 新規プロジェクト作成時挿入情報編集

プロジェクトを新規に作成したときに利用されている組織に合わせた初期情報を決めておくことができます。設定できる項目は以下の通りです。 「新規プロジェクト作成時挿入情報編集」画面においてこの項目が変更されると直後の新規作成プロジェクトから適用されます。

表 3-7-1 新規プロジェクト作成時挿入情報
新規プロジェクト作成時
挿入可能項目
内容
プロジェクト識別番号

“ABC-XXXX”のように必ず“ABC-”を付加するように指定することができます。XXXXにはシステムよって自動的に番号が振られます。

設定されるのは新規作成(基本情報編集登録)後になります。

ただし基本情報編集画面により変更することが可能です。

プロジェクト識別番号の入力例を示します。

書式 挿入される文字列
例1 ABC-000# ABC-0001
例2 ABC-00#000-DEF ABC-00034-DEF
例3 #0-DEF 1-DEF
プロジェクト固有項目

プロジェクト固有項目には「縄文の知恵システム」としては共通項目となっていない利用組織での共通項目を設定していただけます。

設定されるのは新規作成(基本情報編集)時になります。

たとえば「目標」や「スローガン」といった項目を追加します。

ただし基本情報編集画面により変更することが可能です。

操作方法はプロジェクトの「プロジェクト固有項目」の編集方法と同様です。

タスク項目

利用組織での最低限の共通タスクを設定しておきます。

設定されるのは新規作成(基本情報編集登録)後になります。

ただし工程情報編集・ガントチャート画面により変更することが可能です。

操作方法はプロジェクトの「工程編集画面」の編集方法と同様です。

図3-7-1新規プロジェクト作成時挿入情報編集画面

(8) セッションの制御

利用者がログインすると、サーバでは、利用者をセッションで管理しています。既に利用者がログインしている場合、二重にログインさせないようになっています。 二重ログイン・エラーになった場合、利用者は、一定時間経ってから再度ログインするか(「1.ログイン機能」参照)、データベース管理者が強制ログアウトしてください。

ヒント
  1. 強制ログアウトの方法は以下Bを参照してください。

@ メンテナンス・メニューのをクリックします(図3-8-1)。

図3-8-1利用者一覧画面

A セッションの制御画面が表示されます(図3-8-2)。

図3-8-2セッションの制御画面
ヒント
  1. アイコンについては、「10.在席表示」を参照してください。

B 二重ログイン・エラーになってしまう利用者を、強制ログアウトさせることができます。在籍中の利用者名の左横のをクリックしてください(図3-8-3)。

図3-8-3セッションの制御画面

C 在席(ログアウト中)になりました(図3-8-4)。

図3-8-4セッションの制御画面

(9) システム履歴

「縄文の知恵」システムではある条件が発生した場合にその内容をデータベースにシステム履歴として保存します。

@ メンテナンス・メニューのをクリックします(図3-9-1)。

図3-9-1利用者一覧画面

A システム障害履歴画面が表示されます(図3-9-2)。

図3-9-2システム障害履歴画面

B 障害履歴の項目は以下のとおりです(表3-9-1)。

表3-9-1障害履歴項目
項目 条件 表示内容 備考
ログイン 正常ログイン Login Request=利用者フルネーム-->success 利用者が正常にログインを行った時です。
不正ログイン ログイン失敗 Login Request=利用者フルネーム-->faild 利用者またはその他がログインを試みましたが、ログインIDまたはパスワードが間違っていました。
二重ログイン 二重ログインによるログイン失敗 Login Request=利用者フルネーム-->faild 利用者がログインを行いましたが、二重ログインと判断されログインに失敗しました。
ログアウト ログアウト Logout Request=利用者フルネーム-->success ログイン中の利用者がログアウトを行いました。
データベース障害

データベース・システムとの間で障害が発生しました。

C すべての障害履歴を削除したい場合は、をクリックしてください(図3-9-3)。

図3-9-3システム障害履歴画面

D すべての障害履歴が削除されました(図3-9-4)。

図3-9-4システム障害履歴画面